Cette politique explique l’utilisation des données lors de la préinscription, de la création d’un compte et de l’utilisation des Services EPOLAS. Elle complète les CGU.
1 — Responsable du traitement
William-Arno Clément, entrepreneur individuel — GRIFFURE®, 173 rue de Courcelles, 75017 Paris, France, est responsable des traitements décrits ici. Pour toute question ou demande relative à vos données : william@griffure.com.
2 — Données, finalités et bases légales
- Préinscription et invitation : adresse e-mail, date de préinscription, statut de la demande et historique des validations et invitations. Ces données servent à vérifier votre adresse, gérer votre demande et vous adresser le lien permettant de poursuivre l’inscription. Le traitement repose sur les mesures précontractuelles prises à votre demande.
- Compte et jeu : identifiants, adresse e-mail, mot de passe sous forme de hachage, personnages, inventaires, progression et droits d’accès. Ces données permettent de fournir les fonctionnalités demandées, sur la base de l’exécution du contrat.
- Sécurité et modération : adresses IP, dates et heures de connexion, journaux techniques, messages échangés, signalements et historique des sanctions, selon les fonctionnalités utilisées. Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de l’Éditeur à protéger les Services et les Utilisateurs, sous réserve de leurs droits et libertés.
- Assistance et réclamations : coordonnées et contenu des échanges, nécessaires au traitement des demandes, à l’exécution du contrat ou à l’intérêt légitime de l’Éditeur à assurer le suivi des litiges.
- Transactions éventuelles : références et statut des transactions et abonnements, lorsque de telles offres sont utilisées, pour exécuter le contrat et satisfaire les obligations légales de facturation et de comptabilité.
L’adresse e-mail et l’acceptation des conditions sont nécessaires pour traiter une préinscription. Sans ces éléments, celle-ci ne peut pas être enregistrée. L’acceptation des CGU et CGV ne vaut pas consentement à une newsletter ou à de la prospection commerciale. Si un consentement est requis pour un traitement facultatif, il est demandé séparément et peut être retiré.
3 — Messages et communications
Les messages de discussion et les annonces du Jeu sont enregistrés. Les communications privées, si cette fonctionnalité est proposée, peuvent également être conservées pour les finalités annoncées. Seules les personnes habilitées peuvent accéder aux échanges enregistrés dans la mesure nécessaire au fonctionnement du service, à la sécurité, à la modération ou au traitement d’une réclamation, dans le respect de la confidentialité des communications.
Les messages adressés à un canal public sont visibles par ses participants. Évitez d’y publier des informations personnelles ou sensibles. Les échanges effectués directement sur un service tiers, comme Discord, relèvent également des règles et de la politique de ce service.
4 — Durées et critères de conservation
La conservation doit rester limitée à ce qui est nécessaire à chaque finalité. Les règles suivantes distinguent les données de fonctionnement et celles qui peuvent rester nécessaires à une obligation légale ou à un litige.
- Validation de préinscription : une demande non confirmée est supprimée automatiquement à l’expiration de son lien de 24 heures. La vérification consommée est supprimée dès que l’adresse rejoint la liste d’attente.
- Préinscription confirmée : pendant le traitement de la demande et la gestion de l’invitation. En cas de création de compte, les informations utiles sont rattachées au compte. Vous pouvez demander le retrait de votre préinscription et l’effacement des données qui ne sont plus nécessaires.
- Compte, personnages et progression : pendant la relation de service ; après une demande de suppression, seules les informations dont la conservation demeure justifiée par une obligation légale, un litige ou un besoin de sécurité peuvent être maintenues, dans la limite de cette justification.
- Messages de chat et annonces : la durée de conservation actuellement appliquée est de dix ans à compter de l’envoi, avec suppression automatique quotidienne des messages arrivés à échéance. Il ne s’agit pas d’une obligation légale générale de conserver toutes les conversations pendant dix ans. Cette durée reste soumise à l’exigence de nécessité et de proportionnalité, ainsi qu’à l’exercice de vos droits, notamment à l’effacement lorsque ses conditions sont réunies.
- Journaux de connexion, sécurité, signalements et sanctions : pendant la période nécessaire à l’analyse de l’incident, au traitement du signalement, à l’application de la mesure et à la prévention de son contournement ; les éléments nécessaires à une procédure peuvent être conservés jusqu’à sa clôture et à l’expiration des délais de recours applicables.
- Assistance et réclamations : pendant le traitement de la demande, puis, pour les seuls éléments nécessaires à la défense des droits, pendant le délai de prescription applicable au litige concerné.
- Pièces comptables et factures, si une vente a lieu : pendant la durée légale applicable à ces pièces. Leur conservation ne justifie pas celle de l’ensemble des messages ou de la progression du Joueur.
Un bannissement ou une suppression de compte ne provoque donc pas nécessairement l’effacement immédiat de toutes les informations. Toute conservation supplémentaire doit correspondre à une finalité et à une durée justifiées. Les informations placées en archive ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées pour ces finalités.
5 — Destinataires et services tiers
Les données sont accessibles à l’Éditeur et aux personnes habilitées chargées de l’administration, de la modération et de l’assistance, dans la limite de leurs fonctions. Les prestataires techniques d’hébergement et d’acheminement des e-mails peuvent les traiter pour fournir leurs services. L’hébergeur du Site indiqué par l’Éditeur est OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France.
Des données peuvent être communiquées à une autorité compétente lorsqu’une obligation légale le nécessite. Si un traitement implique un transfert hors de l’Espace économique européen, les personnes concernées doivent être informées des destinations et des garanties applicables. Vous pouvez demander à l’Éditeur les précisions concernant les prestataires et transferts associés à votre utilisation des Services.
6 — Cookies
Le Site utilise un cookie de session pour sécuriser les formulaires et maintenir votre connexion. Il est nécessaire aux fonctionnalités demandées ; l’accès au jeu connecté est limité à une session de huit heures. Aucun consentement à la publicité n’est déduit de l’acceptation des CGU.
Si des traceurs facultatifs nécessitant un consentement sont ajoutés, ils ne pourront être activés qu’après votre choix et vous disposerez d’un moyen de retirer ce consentement.
7 — Vos droits et leur exercice
Dans les conditions prévues par la réglementation, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité. Vous pouvez notamment vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière. Le retrait d’un consentement n’affecte pas la licéité des traitements antérieurs à ce retrait.
Adressez votre demande à william@griffure.com, en précisant le droit concerné et les informations permettant de retrouver votre compte ou votre préinscription. Une vérification proportionnée de votre identité peut être nécessaire en cas de doute raisonnable.
Une réponse vous est apportée en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Si sa complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation dans les limites légales, vous en êtes informé dans ce délai, avec les raisons de la prolongation.
Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).